経理部員だって人間です！間違いはありますよ！私は自慢しますが、ケアレスミスは頻度高く発生させていました。でも、なぜか上場企業の経理部長にまでなれました。もともと小学生の時からおっちょこちょいであった私が、ケアレスミスが大いにもかかわらず経理部で居られているのかは、そのミスした時の対処方法がうまかったと思います。経験からその対処方法を投稿します。
このブログは経理部員のスタッフで間違いを頻発していて悩んでいる方、頻発はしていないがたまに発生させてしまう方を対象としております。
まずは落ち着け！そしてポジティブシンキングで。
経理部員が起こす間違いは主として以下の通りかと。
桁違い、仕訳漏れ、仕訳貸借逆、転記ミス、スプレッドシート計算式間違い等々。
よくあることですがミスを毎回発生していては仕事にならないことは確かです。
その人の仕事の品質が問われます。
ミスが起こってしまったことは真摯に受け止め、次に起きないようにすることが重要です。
しかしながら、間違いが分かった瞬間、多くの経理部員は責任感が強い方が多いですから、あわててしまう傾向です。
そんな時は、まずは深呼吸して落ち着いてください。
大きく息を吸って、最後まで息をはいてを３回繰り返しましょう！
本当に間違いであったのかを、自分で落ち着いて検証しましょう！
冷静に確認したら間違いではなかったということも結構ありますので。
そして、間違いが発生したら、それを受け入れましょう！
真実を受け入れないと、次も間違うことになります。
ここが改善のスタート地点です。
ここで、皆さん、このようなネガティブシンキングをするのでは？
| No | ネガティブシンキング内容 |
| １ | 自分の評価が下がってしまう（給与減額されてしまう） |
| ２ | 上司に泥を塗ってしまう（迷惑をかけてしまう） |
| ３ | 関係者に迷惑をかけてしまう |
| ４ | 会社のイメージが悪くなってしまう |
| ５ | 会社が首になってしまう |
安心してください。スタッフのミスは上司の責任ですから責任を取るのは上司です。
これで気持ちが楽になりますね！
いやいやでも上司に迷惑がかかるからと思っている方は、どうぞポジティブシンキングで考え方を変えてください。以下参考まで！
| No | ネガティブシンキングから | ポジティブシンキングへ |
| １ | 自分の評価が下がってしまう（給与減額されてしまう） | 仕組みが悪い！しくみを変えよう！ |
| ２ | 上司に泥を塗ってしまう（迷惑をかけてしまう） | 改善して上司に迷惑をかけないようにしよう！！ |
| ３ | 関係者に迷惑をかけてしまう | 改善するから次はないよ！ |
| ４ | 会社のイメージが悪くなってしまう | あなたが考えているほど大きな問題ではない！ |
| ５ | 会社が首になってしまう | とくのりは首になっていませんので大丈夫！ |
この方が、実は会社や上司に対しては、後々良い結果になります。改善されるのですから！
くよくよせずに、失敗を成功に、いかにつなげるかを考えましょう！
そうすると、自ずと運もあなたについてきますから！
なかなか落ち着けない人はカフェインレスコーヒーでも飲んでみてください。
コーヒーだとカフェインが入っているので、神経が高ぶりますが、これはカフェインレスですので、気持ちに余裕を作るために、お試しください。
原因分析と影響する関連事項の洗い出し
間違いが判明したら、なぜそのようになってしまったのかを分析しましょう！
桁違い、仕訳漏れ、仕訳貸借逆、転記ミス、スプレッドシート計算式間違い等々。
いつ、だれが、何を、どうやって、どのように実施したら間違えてしまったのか？
この分析は冷静になってやってください。なぜ、なぜを何度も繰り返して問題の本質を暴いてください！
もし、分からなければこの時点で上司に報告してください。
上司といっしょに分析しましょう！
次は影響する事項を洗いだしましょう！
| No | 影響内容 |
| １ | 金額 |
| ２ | 関連する仕訳 |
| ３ | 関連する帳票 |
| ４ | 日程（締日） |
| ５ | 社内、仕入先、得意先、株主、国税、銀行、監査法人等々 |
等々です。この時は自分の把握できる範囲でよいです。
とにかく、これを早急にまとめましょう！
上司に報告
原因分析と影響事項が判明したらすぐに上司に報告です。
Bad News is First.
という言葉がありますが、悪い知らせは早急に上司に報告です。
これにより責任はあなたの上司に移転します。
この時、「申し訳ありませんでした。」は忘れずに言いましょう！
いつまでも報告しないと自分の責任となってしまい、気持ちが沈んでしまいますよ！
訂正
訂正するタイミング、訂正方法は上司と相談の上、実施してください。
この時、２次災害が発生しないように気を付けましょう！
修正しようとしたら、また間違えたということもあるくらいですので、心配であれば修正については第三者に確認取ってから、一緒に修正するということも有りかと思います。
実は私も修正の修正をしたことが幾度とあります！
恐らく、その時は頭の中がパニックを起こしていて冷静な状況ではなかったと思います。
経理って、問題が発生しても冷静でいられる平常心は大事です！
そして、影響する関係者に連絡をし、事実を話しましょう！
この時は、その人の誠実さが出ますので、しっかり「申し訳ありませんでした。」と言いましょう！
次回、発生しないよう対策
訂正が完了したら、じっくり対策を考えましょう！
おおよそですが、間違いをする場合、誰のチェックも入らずに情報が外部に流れてしまっている場合が多く、チェック機能を追加すれば、そのほとんどが解決します。
ただし、費用対効果もありすべての経理処理に対してチェックをすることは難しい場合があり、この辺は優先順位を決めて実施された方がよろしいかと思います。例えば金額的に影響が少ないものはチェックしない等。
ここで、間違いを発生させない内部的な改善を紹介します。
| No | 内容 |
| １ | 自分以外の人（上司、同僚）に処理を確認してもらう |
| ２ | マニュアルを作成する |
| ３ | 手入力を排除し、システムで対応 |
| ４ | エクセルシートの計算式は改ざんされないように保護をかける |
| ５ | 前月と増減を確認し、異常がないか見る |
| ６ | 会計基準、税法については日頃から自己の情報をUPデートしておく |
私の場合には、上記１と２を徹底的に実施しました。
少し、心配だなと思う項目は上司に相談。上司が分からないことは、直接会計士に聞いたり、税理士に聞いたりしていました。
これにより、会計・税務の知識も得られるので一石二鳥でした。
ちなみに、私は今でも間違いをするので、業務を分解してスタッフに確認してもらっています。
全部ではないですよ！影響が大きい事項のみです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
経理は間違えない！これは間違った情報を流出しないしくみが内部で確率されているからです！
ちなみに、JSOX導入前、上場企業であった私の会社は間違いが頻発し、会計士にあきれられたことがありましたが、内部チェックを実施してからは普通の会社になりました（部長が会計士の資格を保有していた影響も大きかったですが・・・）。
今は、内部チェック体制が働いており間違いも、ほぼありません。
いかに、スタッフの方の間違いが外部に流失しないようにしくみを作るかが重要かと思います。
コメント